Plant ein Unternehmen eine Firmenchronik, steht es meist vor ungeahnten Herausforderungen: Zahlreiche kreative Prozesse von der Texterstellung über das Layout gilt es zu koordinieren und aufeinander abzustimmen. Zentral für den Erfolg ist dabei vor allem eines: das richtige Zeitmanagement. Aber wie lange benötigt die Erstellung einer Firmenchronik? Welche Schritte gilt es zu vollziehen? Und nicht zuletzt – wie kann man den Prozess beschleunigen, ohne das Projekt zu gefährden?
Wer eine Firmenbiografie oder Chronik plant, hat gewöhnlich einen festen Zeitpunkt der Veröffentlichung im Kopf. Denn die Firmenchronik bietet sich wie kaum ein anderes Medium als Begleitschrift zum Firmenjubiläum oder als Festschrift an. Dabei stellt der feste Zeitpunkt das gesamte Projektteam vor eine große Herausforderung – das Zeitmanagement. Die Firmenchronik sollte schließlich pünktlich zu den Feierlichkeiten vorrätig sein, am besten schon davor. So kann man den Mitarbeitern, Gästen und Rednern vorab Exemplare zur Einstimmung auf das Fest zusenden. Wie aber lässt sich abschätzen, wie viel Zeit die Erstellung einer Firmenchronik benötigt? Welche Faktoren beeinflussen die Planbarkeit einer Firmenchronik? Welche Schritte kann man beschleunigen? Wie kann das Unternehmen die Erstellung proaktiv unterstützen und zur Einhaltung des Zeitplans beitragen?
Um abschätzen zu können, wie viel Zeit eine Firmenchronik für ihre Erstellung benötigt, ist es hilfreich zu verstehen, welche Phasen ein solches Projekt durchläuft. Zunächst sollte man sich dabei vor Augen führen, um was es sich bei einer Firmenchronik eigentlich handelt: Eine Firmenbiografie oder Firmenchronik ist ein Buch über das Unternehmen, in dem man tätig ist. Jedes Buch – unabhängig ob elektronisch oder print – durchläuft im wesentlichen zwei große Erstellungszyklen: die Manuskripterstellung und die Buchherstellung. Diese beiden Zyklen sind bis zu einem bestimmten Grad ineinander verwoben und vollständig voneinander abhängig. Denn ohne Inhalt gibt es kein spannendes Buch – und ohne die korrekte und anschauliche Herstellung in Sachen Buchsatz, Layout, Grafik und Druck findet auch der beste Inhalt nicht den Weg zu seinem Leser.
Lange bevor man über die hübsche Optik, das Cover, das Layout, Papier und Format des gewünschten Werks nachdenkt, geht es zunächst um einen Bereich, den manch einer als trocken empfindet: den Inhalt des Buchs und somit die Geschichte des Unternehmens. Damit muss die Firmenchronik letztlich überzeugen. Man sollte sich daher klar machen, dass der Inhalt in weiten Teilen die Gestaltung des Buches vorgibt. Denn bevor man die Arbeit am Manuskript begonnen hat, weiß man in vielen Fällen nicht, welchen Umfang das Werk am Ende wirklich haben wird. Insbesondere bei Unternehmen, die noch nie eine Firmenchronik in Buchform angefertigt haben, sind viele offene Fragen vorhanden. Welche Archivmaterialien sind vorhanden? Gibt es Quellen aus der frühen Zeit? Briefe, Rechnungen, alte Produktkataloge? Gibt es Zeitzeugen? Können Nachkommen von Zeitzeugen etwas Berichten? Gibt es Bildmaterial, wenn ja, ist es verwendbar? Gibt es womöglich Quellen an anderen Standorten oder einem ehemaligen Stammsitz? Ist ein Pressearchiv vorhanden und gibt es eine Mitarbeiterzeitschrift? All dies und noch mehr muss gesichtet und eingeordnet werden, ehe konkret über Umfang und Zeitaufwand gesprochen werden kann.
Für die Dauer der Texterstellung sollte man einige Wochen bis Monate einplanen.
Sobald die Menge an Quellenmaterial gesichtet wurde, kann ein Konzept erstellt werden, an dem man sich orientiert. Wir können nun sagen, wie viele Kapitel das Buch vermutlich haben wird und welche Themen wir darin abhandeln. Und dann beginnt die eigentliche Autorentätigkeit: Recherche und Texterstellung.
Zum Thema Texterstellung – also Schreibarbeit – sollte gesagt sein, dass man die Dauer für einen Text nicht pauschal errechnen kann. Das liegt daran, dass sich die Voraussetzungen für eine Firmenbiografie bei jedem Unternehmen unterscheiden. Grundsätzlich gilt: Je älter das Unternehmen ist, desto mehr Zeit nimmt die Recherche ein. Insbesondere Unternehmen, die vor dem Zweiten Weltkrieg tätig waren, erfordern eine zeitintensivere Auseinandersetzung sowohl mit der Quellensuche als auch mit den vorhandenen Quellenmaterialien. Bürokratie wurde hier teils noch handschriftlich verfasst, Bilder können schwer zugeordnet werden, wenn nicht ein Zeitzeuge oder ein Nachkomme mit seinem Wissen unterstützen kann. Zusätzlich spielt die Qualität der Interviews mit Zeitzeugen – also aktiven und ehemaligen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen – eine große Rolle. Jedes Interview hilft dabei, die Chronik lebendiger und nahbarer mit authentischen Anekdoten und Erzählungen zu gestalten. Gleichzeitig nehmen Interviews viel Zeit in Vor- und Nachbereitung ein. Insbesondere die Terminfindung ist für alle Beteiligten immer wieder eine Herausforderung. Hier vergehen oftmals mehrere Monate, bis sich schließlich ein geeigneter Zeitpunkt findet. Bei der Texterstellung laufen dann die Fäden zusammen – die Recherche wird in die Erzählung eingebettet, die von Anekdoten und Erinnerungen durchwoben ist. Der Zeitaufwand für Texterstellung und Recherche ist stark vom Umfang, dem wissenschaftlichen Anspruch und der Zielgruppe der Chronik abhängig. Je nach Ausgangslage variiert sie zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten, manchmal sogar bis zu einem Jahr. In jedem Fall sollten Korrekturschleifen und ein Lektorat/Korrektorat mit eingeplant sein.
Anders als die Manuskripterstellung denkt man die Buchherstellung von hinten. Folglich sucht man sich den Stichtag, wann das Buch ausgeliefert werden sollte und rechnet dann den Kalender zurück. Das Druck- und Bindeverfahren sowie Druckvorstufe müssen individuell bei einem Dienstleister erfragt werden. Selbiges gilt für Buchsatz, Layout, Coverdesign, Grafikbearbeitung- und Erstellung. Keine dieser Stufen kann übersprungen werden und sollte sorgfältig durchdacht, reviewt und freigegeben sein. Denn insbesondere bei hohen Auflagen wird jeder Fehler und jede Unschönheit tausendfach unveränderlich abgedruckt. Fehler sind daher nicht nur ärgerlich, sondern können im Fall von Reklamationen sehr teuer werden. Die Qualitätssicherung sollte daher dringend in Form von Feedbackschleifen im Zeitplan berücksichtigt werden. Zusätzlich muss das Projektmanagement die Urlaubs- und Abwesenheitszeiten jedes Mitglieds der Projektgruppe im Blick behalten und so Verzögerungen von vornherein antizipieren. Selbst wenn alles perfekt ineinandergreift und es keinerlei Verzögerungen gibt, ist für diesen ganzen Prozess erfahrungsgemäß der Großteil eines Jahres zu verwenden.
Wie schon aus dem Artikel hervorgeht, kann der Zeitaufwand von Chronik zu Chronik individuell variieren. Als Faustregel gilt aber, dass die effektive Projektarbeit für die meisten Firmenchroniken etwa ein Jahr benötigt. Wenn Sie dann noch ein wenig Puffer für zusätzliche Korrekturschleifen, Urlaubsphasen oder andere zeitliche Engpässe einplanen, sind Sie auf der sicheren Seite. Gerne beraten wir Sie bei Ihrem Projekt und stehen ihnen bei der Projektplanung zur Seite.
Sie planen eine Firmenchronik und fragen sich nach Lektüre dieses Artikels, wie in aller Welt sie den Zeitplan der Geschäftsführung einhalten sollen? Zunächst gilt: Ruhe bewahren und keine vorschnellen Entscheidungen treffen. Sie wissen jetzt, was alles für eine Firmenchronik nötig ist. Machen Sie eine Bestandsaufnahme über die Archivmaterialien im Unternehmen, erstellen Sie eine Liste mit potentiellen Interviewpartnern, prüfen Sie schonmal mögliche Termine und schreiben Sie sich im besten Fall auf, welche strategischen Ziele sie mit der Firmenchronik verknüpfen wollen. Geht es nur um die Historie? Oder gilt es auch aktuelle und gegenwärtige Themen anzusprechen? Sollten Transformationen für die Zukunft eine größere Rolle einnehmen? Steht ein Generationswechsel an, den es an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kunden und Partner zu kommunizieren gilt?
Nehmen Sie unverbindlich Kontakt zu einem erfahrenen Autor oder einer Agentur auf, die Ihnen bei diesen Themen weiterhelfen kann. Besprechen Sie den Zeitplan offen und kommunizieren Sie Ihre Erwartungen – dann werden Sie eine verlässliche Antwort und einen Ausblick auf die Zusammenarbeit bekommen. Mit der entsprechenden Erfahrung und einer konstruktiven Zusammenarbeit ist auch ein enger Zeitplan letztlich nichts anderes als eine Herausforderung, die gemeistert werden kann.
Ob Jubiläum, Generationswechsel oder anstehende Veränderungen im Unternehmen, eine Firmenchronik ist eine beliebte Möglichkeit, um sich Mitarbeitern, Partnern und Kunden mitzuteilen. Ist sie spannend geschrieben, dann ist eine Firmenbiografie ein wahres Multitalent für ihr Marketing. Aber wie geht man vor, wenn man eine eigene Firmenchronik schreiben lassen möchte?
Die Firmenchronik – spannend, unterhaltsam und innovativ erzählt. Aber was bedeutet das eigentlich und wie gelingt das in unseren Firmenchroniken? In diesem Blogbeitrag gehen wir auf innovatives Storytelling in der Firmenchronik ein. Anhand von Beispielen zeigen wir, was gutes Storytelling in einer Firmenchronik bringen kann – und wie auch Ihre Firmenchronik davon profitiert.